Gestione documentale

La gestione documentale ha a che fare con la gestione elettronica dei documenti all’interno di un’organizzazione o di un’azienda. Spesso per identificare questo concetto si fa riferimento alla sigla EDMS, che è l’acronimo di Electronic Document Management System: in pratica, un sistema di gestione che mette a disposizione l’opportunità di archiviare, di condividere e di organizzare i file. Nel momento in cui un’applicazione lato server effettua sui documenti delle operazioni massive, come per esempio la loro indicizzazione e la loro catalogazione, ecco che si può parlare di un sistema documentale: esso, per altro, può comprendere anche il BPMS, cioè il Business Process Management System, grazie a cui è possibile automatizzare i processi correlati ai file e ai dati.

Come sfruttare la gestione documentale

Ma quali sono gli obiettivi che ci si propone di raggiungere attraverso la gestione documentale? Essa permette, tra l’altro, di contenere gli spazi di archiviazione e di diminuire i volumi di carta stampata, con effetti benefici dal punto di vista della produzione dei rifiuti e sul piano ecologico. Quando i processi aziendali vengono dematerializzati, in sostanza, le modalità di interazione e di comunicazione sono ottimizzate: ciò vuol dire avere la possibilità di assicurare il ciclo di vita dei documenti da cima a fondo, a partire dalla loro creazione per arrivare alla loro conservazione, passando per la loro archiviazione.

I vantaggi

Con la gestione elettronica dei documenti le informazioni possono essere tenute o rese riservate: gli utenti, infatti, accedono unicamente ai documenti che sono collegati con i rispettivi profili, in funzione di parametri che vengono individuati e stabiliti dall’amministratore di sistema. Lo snellimento dei processi interni è evidente, così come la riduzione dei costi di gestione; per di più, è sufficiente poter disporre di una normale connessione a Internet per avere a disposizione i documenti di cui si ha bisogno, a prescindere dal posto in cui ci si trovi. Non va dimenticato, poi, che grazie alla conservazione elettronica i documenti non possono essere alterati o compromessi dal trascorrere del tempo, non essendo esposti a usura: non rischiano, dunque, di essere macchiati, sbiaditi o danneggiati in altro modo.

Come avviene la gestione documentale

In concreto, la gestione si basa su interfacce web progettate ad hoc e realizzate dalle aziende impegnate nel settore della trasformazione digitale dei processi: si tratta di interfacce modulari e concepite per essere intuitive, facili da utilizzare e integrabili. I dati aziendali possono, così, essere gestiti da qualsiasi dispositivo: è possibile accedere non solo dal classico pc aziendale, ma anche dallo smartphone o dal tablet. L’interazione con i sistemi informativi già in essere permette di rendere concreto il dialogo con le banche dati di cui le aziende dispongono. I sistemi di gestione documentale sono multi-lingua e multi-sede, adatti non solo alle piccole e medie imprese così come alle grandi multinazionali, ma perfino a semplici professionisti: essi diventano il centro fondamentale di ogni processo documentale, presentandosi come soluzioni che – in caso di necessità – possono essere introdotte in maniera progressiva, magari cominciando da una sola famiglia di documenti e poi arrivando a tutti gli altri processi.

Perché usarla

Ricorrere a un Document Management System significa non lasciarsi sfuggire la chance di gestire in maniera ottimale il patrimonio informativo dell’azienda: i documenti possono essere archiviati e condivisi in modo semplice ed efficiente. Qualsiasi operazione che riguardi i file – che sono dei veri e propri asset strategici – può essere gestita in maniera informatizzata: non solo per quel che riguarda la classica archiviazione, basata su una struttura gerarchica, ma anche per l’indicizzazione in funzione degli algoritmi più evoluti. Basti pensare, tra l’altro, alle funzionalità di versioning, che permettono di salvare versioni differenti di uno stesso documento; ma la produzione dell’informazione può essere semplificata in tanti modi differenti, in un contesto organizzativo che permette di monitorarla in maniera appropriata.

Gli sviluppi futuri

Un’organizzazione che ricorre al DMS può migliorare la sicurezza dei documenti e dei dati e ha l’occasione di ridurre i costi. Al miglioramento complessivo delle performance si abbina il monitoraggio del workflow, che può essere controllato in maniera costante. I flussi di lavoro sono efficientati in virtù di un solo archivio centralizzato disponibile per tutte le applicazioni e per tutti gli utenti. La profilazione avanzata dei permessi degli utenti è solo una delle tante caratteristiche peculiari di questo sistema, che presuppone anche una notevole scalabilità e personalizzazione. Da non sottovalutare, infine, l’integrazione con applicativi diversi ed eventualmente portali Intranet.